Ce document a pour objectif de vous informer sur la manière dont Luxinnovation traite vos données personnelles (ci-après « Vos Données ») conformément aux règles fixées par le Règlement (UE) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques et le traitement des données personnelles (ci-après « RGPD »), lorsque vous vous inscrivez en ligne à un événement organisé ou co-organisé par Luxinnovation et/ou lorsque vous adhérez au Virtual Lab.
Dans tous les cas, Luxinnovation s'engage à respecter le principe de minimisation des données et veille à ce que seules les données appropriées et pertinentes soient traitées au regard des finalités définies.
Qui est le contrôleur ?
Luxinnovation GIE (ci-après « Luxinnovation » ou le « Responsable de traitement »), est immatriculée sous le numéro C16 au Registre du Commerce de Luxembourg. Son siège social est situé au N°5, Avenue des Hauts-Fourneaux L-4362 ESCH-sur-ALZETTE.
Luxinnovation est responsable de traitement, ce qui signifie que Luxinnovation détermine les finalités et les moyens de traitement de Vos Données dans le cadre de votre inscription aux événements organisés ou co-organisés et/ou de votre demande d’adhésion au Virtual Lab proposé en marge de ces évènements.
En de rares occasions, il peut arriver que Luxinnovation ne soit pas Data controller pour l’organisation d’un évènement, mais Responsable conjoint. Dans ce cas précis, ce sera mentionné au niveau du disclaimer de l’évènement concerné, situé au bas du formulaire d’inscription.
Quelles sont les données personnelles collectées ?
L’expression « Données personnelles » désigne toute information relative à une personne physique identifiée ou identifiable (ci-après dénommée « personne concernée »).
Lorsque vous vous inscrivez pour participer à un événement ou pour demander votre adhésion au Virtual Lab, voici les données obligatoires collectées par Luxinnovation :
• Données d'identification : Nom(s), prénom(s), Fonction et Nom de la société,
• Coordonnées : adresse e-mail
Dans le cas spécifique du Virtual Lab, ces données seront visibles à tous les membres du groupe, à l’exception de l’adresse email qui reste strictement privée. La personne concernée peut également renseigner d’autres champs : le site web de l’entreprise et un avatar (une photo ou toute autre image choisie par la personne concernée.
Quelle est la base licite de ces traitements ?
Le RGPD exige que tout traitement soit fondé sur l’une des six bases légales qu’il énumère :
• la nécessité de l'exécution d'un contrat conclu avec la personne concernée ou de mesures précontractuelles à la demande de cette dernière,
• une obligation légale,
• la protection des intérêts vitaux d'une personne physique,
• du fait que le traitement est nécessaire à Luxinnovation pour remplir ses missions d'intérêt public ou,
• l'intérêt légitime du responsable du traitement.
Vous participez à un ou plusieurs événements organisé(s) par Luxinnovation, seul ou en partenariat avec d'autres organismes luxembourgeois, vous êtes membre du Virtual Lab, Vos Données sont traitées pour les finalités suivantes :
• vous identifier pour vous inscrire à l'événement auquel vous souhaitez participer et/ou pour soumettre votre demande d’adhésion au Virtual Lab,
• vous envoyer par e-mail de notification des informations sur l'événement et/ou le Virtual Lab,
• vous proposer des enquêtes de satisfaction par e-mail sur les événements auxquels vous êtes inscrit,
• partager vos données avec les co-organisateurs (il s’agit des partenaires institutionnels luxembourgeois de Luxinnovation, exclusivement localisés au Grand-Duché) des événements auxquels vous êtes inscrit,
• garder une trace de votre historique de participation à nos événements,
• alimenter des études statistiques menées par Luxinnovation,
• vous informer lorsqu’une demande de contact ou un nouveau message vous est envoyé via le Virtual Lab.
Pourquoi et comment Luxinnovation partage Vos Données ?
Vos Données sont traitées uniquement par les salariés de Luxinnovation, c'est-à-dire par les personnes dûment habilitées, dans la limite de leur mission respective.
Dans le cas d'événements coorganisés avec ses partenaires institutionnels luxembourgeois (fédérations nationales, ministères, administrations, ambassades, chambres professionnelles), Luxinnovation pourra être amenée à leur transférer Vos Données à des fins informatives et/ou statistiques.
Ce partage de données personnelles s'effectue via un fichier protégé en écriture (ne pouvant être copié, modifié ou extrait) dans un conteneur dont les droits d'accès sont réservés aux seules personnes autorisées.¨
Dans le cas du Virtual Lab, Luxinnovation ne partage aucune donnée personnelle. Les données ne sont accessibles qu’aux membres du groupe.
Combien de temps Vos Données seront-elles conservées ?
Sur la plateforme d'inscription aux évènements : les données personnelles sont supprimées dans un délai de 24 mois à compter de la date de l’évènement auquel vous vous êtes inscrit.
Au niveau du document protégé, partagé par Luxinnovation à ses co-organisateurs potentiels : les données personnelles sont supprimées dans un délai de 10 jours à compter de leur date de mise à disposition.
La base de données de Luxinnovation : les données personnelles collectées lors de votre inscription aux évènements sont conservées dans la base de données de Luxinnovation. Elles sont supprimées dans un délai de 36 mois à compter de la date du dernier contact, sauf si vous faites valoir votre droit à l’effacement (voir infra)
Au niveau du Virtual Lab : Les profils des membres sont conservés pour une période de 24 mois à compter de la validité de leur adhésion. Une notification leur est envoyée par nos systèmes afin de les inviter à renouveler leur adhésion et leur consentement explicite. Si le membre ne souhaite pas prolonger son adhésion, son profil est supprimé mais les échanges avec les autres participants des fora sont conservés ; et leur auteur et son profil sont alors anonymisés (ses coordonnées et sa photo/avatar n’apparaissent plus)
Luxinnovation peut – à son entière discrétion – décider unilatéralement de dissoudre le Virtual Lab. Toutes les données collectées (profils des membres) et tous les échanges des fora sont alors définitivement supprimés.
En cas de demande d’exercice des droits : les données personnelles des requérants sont supprimées dans un délai de 5 ans à compter de la date d’envoi de la demande, quel qu’en soit l’objet (voir infra « vos droits ») ou la réponse de Luxinnovation
Fournisseurs de services
Afin de pouvoir fournir nos services, Luxinnovation recourt à des prestataires de services. Dans ce contexte, et pour assurer la protection de vos données personnelles, des contrats de traitement sont conclus avec chaque prestataire de services. Ceux-ci sont sélectionnés selon des critères stricts : tous nos sous-traitants offrent des garanties suffisantes pour mettre en œuvre les mesures techniques et organisationnelles appropriées. Nos sous-traitants de données de pays tiers sont soit situés dans un pays offrant un niveau adéquat de protection des données (article 45 du RGPD), soit fournissent des garanties appropriées (article 46 du RGPD).
Niveau de protection adéquat : Le prestataire est originaire d'un pays dont le niveau de protection des données a été reconnu par la Commission européenne. Pour plus d’informations, veuillez consulter le lien suivant :
Clauses contractuelles types de l'UE : notre fournisseur a soumis des clauses contractuelles types de l'UE pour garantir un transfert sécurisé des données. Pour plus d’informations, veuillez consulter le lien suivant :
Quels sont vos droits et comment vous pouvez les faire valoir ?
En tant que personne concernée, vous disposez de différents droits. Vous trouverez ci-dessous une brève description de ces droits et de la manière dont vous pouvez les exercer.
• Droit à l'information (RGPD, article 19) : Vous pouvez nous adresser toutes questions concernant l'enregistrement et le traitement de Vos Données.
• Droit d'accès (RGPD, article 15) : Vous pouvez, à tout moment et sur demande écrite, obtenir la confirmation que les Données Personnelles vous concernant sont traitées ou non et, le cas échéant, obtenir accès à ces données ainsi qu'une copie gratuite. celui-ci.
• Droit de rectification (RGPD, article 16) : Vous pouvez, à tout moment, et via une demande écrite qui nous est adressée, obtenir la rectification de toute donnée personnelle inexacte vous concernant. Vous pouvez également demander que les données incomplètes soient complétées de la même manière.
• Droit à l'effacement (RGPD, article 17) : Vous pouvez, à tout moment et sur demande écrite, obtenir la suppression de Vos Données, à condition que l'une des raisons suivantes s'applique :
- les données ne sont plus nécessaires aux finalités pour lesquelles elles ont été collectées et traitées ;
- vous avez retiré votre consentement sur lequel était fondé le traitement et il n'existe aucune autre base juridique pour celui-ci ;
- vous vous opposez au traitement et il n'existe aucune raison légitime et impérieuse pour cela ;
- les données ont été traitées illégalement ; les données doivent être supprimées afin de respecter une obligation légale. droit à la limitation du traitement : Vous pouvez demander, en nous adressant une demande écrite, que le traitement soit limité pour l'une des raisons suivantes :
- vous contestez l'exactitude des Données Personnelles (le traitement sera limité à la durée nécessaire pour vérifier l'exactitude des données) ;
- en cas de traitement illicite, vous vous opposez à la suppression de Vos Données et demandez que leur utilisation soit limitée ;
- nous n'avons plus besoin de Vos Données à des fins de traitement, mais elles vous sont toujours nécessaires pour établir, exercer ou défendre des droits en justice ;
- vous vous êtes opposé au traitement (le traitement sera limité à la durée nécessaire pour vérifier l'existence de motifs légitimes poursuivis par Luxinnovation qui prévaudraient sur le vôtre).
Lorsque des restrictions de traitement sont accordées, les données personnelles ne peuvent, à l'exception du stockage, être traitées qu'avec le consentement de la personne concernée, ou pour la constatation, l'exercice ou la défense de droits légaux, ou pour la protection des droits d'une autre personne physique ou morale, ou pour des raisons importantes liées à l’intérêt public.
• Droit d'opposition (RGPD, article 21) : Vous disposez du droit de vous opposer, à tout moment et en nous adressant une demande écrite, pour des raisons liées à votre situation particulière, au traitement de Vos Données fondé sur l'exécution d'une mission publique ou nécessaire aux intérêts légitimes que nous poursuivons.
Nous ne traiterons plus ces données personnelles sauf s'il est démontré qu'il existe des raisons légitimes et impérieuses de traitement qui prévalent sur vos intérêts et droits et libertés, ou pour la constatation, l'exercice ou la défense de droits en justice.
Lorsque vos données personnelles sont traitées à des fins de prospection, vous disposez du droit de vous opposer à tout moment à ce traitement.
• Droit à la portabilité (RGPD, article 20) : Vous avez le droit, en nous adressant une demande écrite, de recevoir les données personnelles vous concernant que vous nous avez fournies dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine, et transmettre ces données à un autre responsable du traitement sans que Luxinnovation y fasse obstacle, lorsque :
- le traitement est basé sur votre consentement ou un contrat ; et
- e traitement est effectué à l'aide de processus automatisés.
• Droit de retirer votre consentement (RGPD, article 13-2): Lorsque le traitement est basé sur votre consentement, vous avez le droit de le retirer à tout moment en nous adressant une demande écrite. Le retrait de votre consentement n'affectera pas la licéité du traitement fondé sur le consentement donné avant son retrait.
• Droit d'introduire une réclamation (RGPD, article 77): Nous mettons tout en œuvre pour que nos obligations légales en matière de protection des données soient respectées et pour répondre dans les plus brefs délais à toute réclamation qui nous serait adressée à ce sujet.
Pour toute question relative au traitement de vos données personnelles réalisé par Luxinnovation, et pour toute question relative à l'exercice de vos droits, veuillez contacter le DPO de Luxinnovation : dpo@luxinnovation.lu
Dans le cas où vous n'êtes pas satisfait de la réponse reçue, vous avez la possibilité de déposer une réclamation auprès de l'autorité de contrôle luxembourgeoise :
Commission Nationale pour la Protection des Données (la « CNPD »)
15, Boulevard du Jazz
L-4370 Belvaux Grand-Duché de Luxembourg
Vous avez également la possibilité de contacter l'autorité de contrôle de votre pays. Vous trouverez ici les coordonnées de toutes les autorités de contrôle : https://edpb.europa.eu/about-edpb/board/members_en
Modifications apportées à cet avis de protection des données
Luxinnovation s'engage à maintenir la présente Notice à jour, en tenant compte de toute évolution dans le traitement de vos données personnelles. Dans tous les cas, la date sera modifiée en conséquence.
Luxinnovation vous invite à lire régulièrement cette notice lorsque vous utilisez notre plateforme d'inscription en ligne.
Dernière modification : novembre 2023
